Benchmarking

Oleh: Harry Andrian Simbolon, SE., MAk., QIA., Ak., CA., CPA

Perusahaan yang terus tumbuh adalah Perusahaan yang tidak hanya memikirkan cara memenangkan kompetisi, tetapi bagaiamana merangkul kompetisi itu sendiri, memanfaatkan segala sesuatu yang dimiliki pesaing demi terciptanya kinerja yang lebih baik. Saat ini tidak ada satupun perusahaan yang benar-benar merasa diri paling hebat. Meskipun posisinya mendominasi di industri, namun ia tetap membutuhkan pembanding dari pesaing, apakah itu proses bisnis, standar operasi, kompetensi karyawan pesaing sampai pada budaya perusahaan lain. Pertanyaannya adalah maukah pesaing bertukar informasi, bukanlah itu rahasia dapur perusahaan? Disinilah manfaat dari benchmarking yang akan kita ulas dalam tulisan singkat ini.

Benchmarking adalah suatu proses mengukur dan membandingkan operasi, produk, dan layanan perusahaan dengan perusahaan terkemuka baik di dalam maupun di luar perusahaan. Tujuan dari proses ini adalah untuk mengidentifikasi rahasia perusahaan terkemuka bisa sukses, dan kemudian menyalinnya. Benchmarking pertama kali dilaksanakan oleh Xerox Corporation di akhir 1970-an.

Sebenarnya asosiasi industri sering mengumpulkan informasi industri dan memiliki data yang dapat digunakan perusahaan tertentu untuk menentukan standar operasi di perusahaannya. Namun praktek serupa di perusahaan lain belum tentu dapat digunakan secara langsung sebagai standar pedoman bagi suatu perusahaan. Dalam beberapa tahun terakhir, banyak perusahaan kelas dunia tidak puas dengan menggunakan standar operasi terbaik dari perusahaan-perusahaan dalam industri yang sama, meskipun standar operasi tersebut telah diadopsi sebagai standar operasi terbaik di perusahaan manapun. Keuntungan dari melakukan benchmarking terhadap perusahaan kelas dunia adalah bahwa standar terbaik tersebut membantu perusahaan untuk mempertahankan daya saingnya. Data dari asosiasi indsutri atau perusahaan lain, bagaimanapun, tidak mungkin benar-benar berlaku untuk situasi yang unik di mana perusahaan beroperasi. Dan lagi, kinerja terbaik hari ini mungkin belum tentu menjadi yang terbaik juga di hari esok.

Benchmarking juga dapat dilakukan secara internal dalam sebuah perusahaan dimana unit yang berbeda yang melakukan kegiatan yang sama diperbandingkan. Unit dengan kinerja terbaik untuk kegiatan tertentu menetapkan standar, unit lain kemudian menentukan target untuk mencapai atau melampauinya. Selanjutnya, unit terbaik dapat berbagi informasi dengan unit lain tentang bagaimana mereka telah mencapai hasil yang lebih unggul. Agar proses ini bekerja, perlu untuk memastikan bahwa definisi aktivitas dan ukuran output dari aktivitas tersebut konsisten di seluruh unit.

Ada empat pendekatan dalam melakukan Benchmarking yaitu internal Benchmarking, Competitive Benchmarking, Functional Benchmarking, dan Generic Benchmarking. Internal Benchmarking meliputi penelusuran ke dalam organisasi sendiri untuk menentukan apakah area lainnya melakukan kegiatan serupa dan untuk menentukan top performer. Competitive Benchmarking meliputi perbandingan antar para pesaing atas ukuran-ukuran tertentu. Functional Benchmarking mengakui bahwa membatasi analisis hanya kepada satu pesaing saja dapat menghasilkan proses yang konvergen untuk dapat melampaui kinerja yang lebih unggul atas pesaing tersebut. Generic Benchmarking mungkin adalah bentuk paling kompleks karena menuntut kemampuan untuk memvisualisasikan praktik yang berlaku di seluruh fungsi dan proses, dan antara industri yang berbeda.

Proses benchmarking meliputi identifikasi fungsi tertentu untuk dijadikan rujukan, mengidentifikasi yang terbaik di perusahaan dan di dalam fungsi tersebut, mengidentifikasi variabel kinerja utama untuk mengukur dan mengumpulkan data, menganalisis dan membandingkan data, memproyeksikan tingkat kinerja masa depan perusahaan yang di-benchmark untuk melihat pesaing sebagai target, menetapkan tujuan fungsional, mengkomunikasikan hasil benchmarking, mengembangkan rencana aksi, melaksanaan tindakan spesifik dan memantau kemajuan. Benchmarking harus dievaluasi kembali dan diperbarui untuk memastikan bahwa benchmarking telah merujuk pada data terbaru dan target terbaik.

Tujuan dari benchmarking adalah untuk mengidentifikasi rahasia sukses dari para pemimpin industry, termasuk di dalamnya mengetahui kunci keberhasilan setiap fungsi. Oleh karena itu, hal utama dalam benchmarking bukanlah latihan pengumpulan data tetapi yang lebih penting adalah proses menghasilkan data. Manfaat dari benchmarking sebagai metode perencanaan strategi adalah mengidentifikasi keberhasilan kunci untuk setiap hal yang dipelajari, memberikan target kuantitatif yang spesifik untuk disasar, dan membantu perusahaan menumbuhkan budaya di mana perubahan, adaptasi, perbaikan berkelanjutan secara aktif dicari. Penggunaan penting dari benchmarking adalah untuk melihat pesaing yang muncul, dan untuk melihat di mana kita harus menempatkan posisi.

Benchmarking sangat berguna dalam merumuskan strategi dan menciptakan perkiraan kompetitif (dengan menggunakan Z-Chart sebagai alat untuk mengevaluasi kinerja operasi), merangsang terciptanya perbaikan, penggunaan teknologi strategis, dan pengelolaan sumber daya manusia (seperti rekrutmen, training, hubungan karyawan, pemberian reward, promosi, sistem kompensasi, keterlibatan dan pemberdayaan, komposisi tenaga kerja, keragaman, penjadwalan dan kesejahteraan), kemampuan pemasok, strategi pinjaman dan memproyeksikan pencapaian.

Di antara berbagai rintangan, hal pertama yang perlu dilakukan adalah menemukan perusahaan terbaik di kelasnya yang mau bertukar informasi karena benchmarking adalah pertukaran informasi dua arah, yang berharap kedua belah pihak untuk mendapatkan keuntungan darinya. Namun demikian, tidak selalu dianjurkan untuk meminta sebuah perusahaan konsultan untuk melakukan benchmarking karena banyak manfaat pembelajaran yang diperoleh manajer selama mereka fokus pada hal yang lebih eksternal dan untuk menerima ide-ide baru demi terciptanya perubahan yang cepat.

Benchmarking bukanlah obat mujarab untuk semua bisnis tetapi merupakan bagian dari proses yang lebih luas dari perbaikan berkelanjutan dan katalis untuk perubahan besar. Aspek tersebut meliputi pengakuan bahwa tidak semua praktek yang teridentifikasi oleh pesaing mungkin layak untuk ditantang. Benchmarking dapat memungkinkan kita untuk mencocokkan kinerja pesaing, tetapi mungkin tidak mengidentifikasi praktik-praktik untuk mengalahkan itu. Selain itu, benchmarking tidak harus stagnan tetapi harus berkembang. Selanjutnya, benchmarking tidak memberikan indikasi kemampuan masa depan dan tidak harus fokus hanya pada pesaing langsung.

Dengan melakukan benchmarking secara berkelanjutan, perusahaan dapat terus berbenah, melakukan perbaikan secara tersu-menerus. Pada akhirnya benchmarking itu sendiri dijadikan sebagai budaya perusahaan, mengajak seluruh stakeholder untuk akrab dengan perubahan.