Business Continuity Management Menghadapi COVID-19

Oleh: Harry Andrian Simbolon, SE, MAk, QIA, AK, CA, CPA, CMA, CIBA, ASEAN CPA

Virus Corona (COVID-19) yang mewabah di seluruh belahan dunia berdampak langsung bagi keberlangsungan (going concern) perusahaan. Sebagian perusahaan menutup total operasi perusahaannya, sebagian yang lain memutar otak agar operasi tetap berjalan dengan cara lain. Kejadian ini meningkatkan kepedulian pengusaha atau manajemen perusahaan untuk menerapkan manajemen keberlangsungan bisnis (Business Continuity Management (BCM)).

Social distance yang menjadi kebijakan pemerintah setempat atau malah pilihan lock down yang diambil beberapa negara berdampak pada penutupan akses langsung tatap muka sebagaimana jam kerja seperti biasanya. Pengusaha atau manajemen perusahaan tidak mungkin merumahkan karyawan begitu saja, mereka akan mengambil pilihan-pilihan yang lebih rasional seperti bekerja dari rumah, membagi karyawan dalam beberapa kelompok, memfasilitasi akses cloud computing untuk komunikasi daring, dll. Inilah yang disebut dengan BCM.

Apa itu BCM?

Kegiatan usaha yang dilakukan oleh perusahaan harus selalu beroperasi untuk menjalani kegiatan bisnis perusahaan, termasuk setelah gangguan/bencana terjadi. Setidaknya perusahaan harus mampu mengidentifikasi keadaan gangguan dan kondisi yang dapat ditoleransi oleh perusahaan terhadap pelanggan.

Menurut ISO 22301: 2012, Business Continuous (BC) didefinisikan sebagai kemampuan organisasi untuk melanjutkan pengiriman produk atau layanan pada tingkat yang telah ditentukan sebelumnya setelah insiden yang mengganggu. Sedangkan BCM adalah alat yang diterapkan oleh perusahaan untuk menyakinkan usaha-usaha yang dilakukan perusahaan agar bisnis tetap beroperasi kembali pada kondisi yang dapat diterima setelah terjadinya insiden.

Berikut struktur BCM yang merujuk pada ISO 22301 untuk diketahui oleh perusahaan.

Dokumen yang masuk dalam BCP adalah sebagai berikut:

Manfaat BCM

Adapun manfaat-manfaat yang didapatkan oleh perusahaan jika menerapkan BCM adalah sebagai berikut.

• Melindungi aset perusahaan
• Meningkatkan ketahanan organisasi
• Melindungi pencapaian terhadap sasaran organisasi
• Meningkatkan reputasi organisasi
• Memberikan kontribusi terhadap peningkatan berkelanjutan pada organisasi

Mengapa BCM penting?

• Kita tidak bisa menjamin kondisi selalu ideal untuk menjalankan kegiatan bisnis di suatu perusahaan.
• Kondisi abnormal tidak dapat dikendalikan, sehingga seringkali menyebabkan sudden and massive lost.
• Terdapat cukup banyak hal yang tidak dapat dicegah, namun yang bisa dilakukan adalah mengurangi dampaknya.
• Sebagai pemenuhan prasyarat dari stake holder organisasi.

Apa yang dimaksud dengan kondisi abnormal?

Kondisi abnormal adalah kondisi yang tidak dapat diantisipasi oleh organisasi atau perusahaan. Contohnya adalah:

• Natural disaster: banjir, gempa bumi, gunung meletus
• Man-made disaster: sabotase, peperangan, serangan teroris
• Main facility failure: kegagalan suplai listrik, kegagalan sistem pendingin data center, dsb.
• Governmental issue: pemogokan, embargo ekonomi, dsb.

Dan mungkin akibat COVID-19 ini ada satu kategori bencana lagi, yaitu biological disaster atau pandemic disaster.

Salah satu antisipasi yang dilakukan oleh perusahaan adalah dengan mengimplementasikan alat respons terhadap kejadian disrupsi. Salah satu alat tersebut adalah BCM. ISO telah mengeluarkan standar internasional terkait BCM System, yang dikenal sebagai ISO 22301. Implementasi BCM mampu mengendalikan perusahaan untuk bertahan selama dan pascadisrupsi. Perusahaan yang telah mengimplementasikan BC yang baik, maka telah mengedukasi seluruh elemen perusahaan dalam merespons kejadian disrupsi.

Di era sekarang, perusahaan dirasa sangat perlu mengimplementasikan BCM yang baik untuk menghindari perusahaan dan kebangkrutan.

Cara Mempersiapkan Organisasi Menghadapi Wabah COVID-19

Ketika kekhawatiran global tumbuh karena COVID-19, organisasi menghadapi tantangan akan respon yang cepat atas kesehatan dan kesejahteraan karyawan agar rantai pasokan tidak terganggu. Mengingat banyak variabel yang tidak diketahui seputar wabah ini, banyak bisnis di seluruh dunia harus mengevaluasi kesiapan mereka terhadap dampak potensial yang mungkin ditimbulkan terhadap operasi, rantai pasokan, dan kesejahteraan karyawan mereka.

Dengan berinvestasi dalam pengembangan, implementasi dan pemeliharaan program BCM, organisasi dapat memberikan pendekatan yang lebih efektif untuk memulihkan dan memulai kembali fungsi dan proses yang penting. Dan yang paling utama adalah memberikan lapisan perlindungan untuk aset penting mereka, yaitu orang, informasi, arus kas, dan reputasi.

Dalam menerapkan BCM, berikut adalah beberapa hal penting yang harus menjadi perhatian organisasi dalam menghadapi COVID-19

1. Waktu adalah segalanya

Ketika pihak berwenang memperingatkan bahwa wabah COVID-19 mulai menyebar secara global, organisasi harus secara aktif mempersiapkan dampaknya. Membuat program BCM untuk mempercepat pemulihan adalah penting karena lebih mudah untuk kembali dari krisis daripada mencoba memperbaiki semuanya sekaligus.

Buatlah daftar jenis gangguan yang mungkin menyerang. Misalnya, jika bisnis Anda sangat bergantung pada pemasok eksternal, apakah Anda perlu mencari sumber alternatif? Apakah vendor Anda atau vendor-nya vendor Anda beroperasi di dalam wilayah yang terinfeksi? Jika begitu:

• Identifikasi dampak operasional dan dampak pendapatan dari potensi gangguan terhadap pemasok dan vendor utama.
• Pertimbangkan kelayakan sumber barang, bahan, dan komponen dari pemasok alternatif.
• Jika Anda tahu Anda akan terkena dampak tiga bulan (atau bahkan lebih jauh) dari sekarang, Anda harus mengurangi produksi atau output Anda sekarang.
• Bisakah Anda menunda pengiriman pelanggan?

Infrastruktur IT Anda mungkin sudah dapat mendukung pekerjaan dari jarak jauh (work from home). Namun harus tetap memperhatikan kebutuhan bandwidth dan lisensi VPN untuk memungkinkan karyawan Anda menjadi produktif. Tanyakan pada diri sendiri hal-hal berikut:

• Apakah karyawan Anda memiliki kemampuan untuk bekerja dari rumah?
• Apakah mereka memiliki laptop, telekomunikasi atau kemampuan broadband yang baik?
• Bagaimana Anda menegakkan kebijakan privasi data Anda agar sejalan dengan peraturan perusahaan/pemerintah?

2. Menjaga keselamatan, informasi, dan persiapan karyawan

Karyawan Anda adalah aset terpenting Anda. Pertama dan terutama, sangat penting bahwa setiap karyawan tahu apa yang harus dilakukan, apakah untuk kesejahteraan pribadi mereka sendiri atau orang-orang di sekitar mereka. Tanpa bimbingan, pelatihan, dan jalur komunikasi terbuka yang tepat, tempat kerja Anda rentan terhadap kepanikan.

Seperti yang telah kita lihat bahwa banyak mitos dan informasi yang salah (HOAX) beredar seputar wabah ini. Oleh karena itu menangkap informasi yang benar dan memverifikasi keandalannya sangat penting. Jadi pastikan pengiriman pesan yang benar kepada karyawan Anda.

Buatlah rencana komunikasi internal – rencana tersebut juga harus menjadi bagian dari rencana komunikasi manajemen krisis Anda. Di sini Anda harus mengidentifikasi pesan-pesan utama yang sederhana, proses yang andal, dan alat untuk menyediakan pembaruan berkelanjutan dan mengumpulkan umpan balik dari karyawan.

Uraikan langkah-langkah yang diambil organisasi:

• Ringkaslah kebijakan perusahaan – gambarkan cakupan rencana perawatan kesehatan, baik pencegahan dan perawatan, kehadiran termasuk cuti yang dibayar, kelanjutan penggajian, perjalanan, dan pertemuan kelompok.
• Jelaskan dampak potensial dari wabah pada operasi, layanan, perjalanan, rantai pasokan, bisnis, pendapatan, dll, sehingga karyawan dapat merencanakannya.
• Buat pengawasan komunikasi dan manajemen tambahan untuk diterapkan di lingkungan kerja di mana penularan penyakit ini biasanya lebih meluas.
• Berikan ringkasan atau ulasan tentang rencana kesiapan menghadapi pandemi ini.
• Pastikan ketersediaan Program Bantuan Karyawan (Employee Assistance Programs) untuk dukungan emosional.

Pantau terus informasi yang akurat dari sumber terpercaya mengenai perkembangan wabah pandemi ini dan memanfaatkan sebanyak mungkin saluran komunikasi untuk mengkomunikasikan informasi ini kepada karyawan.

3. Tetap berhubungan

Komponen penting dari setiap rencana adalah komunikasi. Sangat sulit untuk menjaga semuanya berjalan lancar tanpa komunikasi. Sangat penting pula untuk membangun saluran komunikasi yang dapat bertahan melalui apa pun. Anda harus dapat merespons dengan cepat, akurat, dan percaya diri.

Citra bisnis dapat dipengaruhi secara positif atau negatif oleh persepsi publik tentang penanganan organisasi Anda terhadap situasi krisis apa pun, apalagi ketakutan yang disebabkan oleh virus ini. Oleh karena itu pendekatan komunikasi harus dilakukan sesuai dengan kebutuhan masing-masing stakeholder.

Saat menentukan siapa, kapan, dan jenis komunikasi apa yang akan digunakan, rencana yang solid akan membantu Anda mengelola aliran komunikasi dan menjamin bahwa komunikasi yang tepat sampai ke orang yang tepat pada waktu yang tepat.

4. Pengujian: Mulai berlatih sekarang

Ingatlah bahwa kesadaran dan kesiapsiagaan adalah kunci ketahanan bisnis, jadi sekarang setelah Anda menentukan program BCM dan tim Anda telah diedukasi, ini bukan waktunya untuk duduk dan menunggu.

Misalnya, jika Anda belum memberi tim Anda fleksibilitas untuk bekerja dari jarak jauh (work from home), Anda harus mulai sekarang. Sulit untuk tahu persis di mana titik-titik yang perlu diperbaiki. Jadi mulailah berlatih sekarang untuk mencari tahu sistem dan proses yang perlu Anda lakukan.

Mintalah departemen SDM Anda untuk meninjau, menguji dan memperbarui rencana pandemi yang lebih realistis. Buat berbagai skenario untuk karyawan Anda, untuk menguji keterampilan mereka, melakukan latihan yang relevan, mengidentifikasi kesenjangan dan melatih peran dan tanggung jawab tim. Anda mungkin menemukan hal-hal yang dapat Anda lakukan dengan lebih baik, bahkan mungkin mendapatkan wawasan tentang peningkatan operasi sehari-hari juga.

5. Pemulihan

Pada tahap ini hal utama yang harus Anda lakukan adalah mengetahui situasi Anda saat ini. Mungkin data perusahaan Anda sudah diamankan dan sudah dicadangkan ke cloud, dan karyawan sudah dengan aman mempertahankan produktivitas mereka dari jarak jauh dengan laptop/ponsel. Selanjutnya Anda dapat mulai melihat ke depan untuk ketahanan operasional perusahaan, yaitu bagaimana Anda akan berhasil memulihkan operasi perusahaan.

Bertahan dari krisis pandemi atau gangguan apa pun juga dapat membawa banyak peluang baru. Hubungi pemasok dan vendor Anda dan lakukan negosiasi ulang kontrak yang menguntungkan. Bersikap terbuka dan rangkul perkembangan baru, beradaptasi dan mengubahnya demi keuntungan Anda, dan tetap fokus untuk keberlangsungan di masa depan.

Sulit untuk memprediksi masa depan dan peluang dan tantangan apa yang akan menghadang kita, tetapi minimal kita sudah melakukan persiapan untuk menghadapi pandemi tersebut. Lagi pula, mempersiapkan segala peristiwa lebih baik daripada terlambat memperbaikinya setelah peristiwa itu terjadi.

Mari kita mempersiapkan diri menghadapi pandemi ini demi keberlangsungan bisnis perusahaan kita masing-masing.