KAIZEN – The Art of Cost Reduction

Pepatah Arab kuno mengatakan:”carilah ilmu sampai ke negeri Cina”. Layaklah cina menyandang pepatah ini karena memang Cina melambangkan simbol kekayaan dunia akan ilmu pengetahuan yang diwariskan turun temurun. Namun khusus mengenai efisiensi biaya (cost reduction), kita harus belajar ke negeri Jepang. Bahkan negara negara Eropa dan Amerika sekalipun mau tidak mau harus berguru kepada negeri sakura ini. Setelah perang dunia kedua usai sebagai pihak yang kalah perang namun tidak mau dianggap kalah, Jepang tumbuh pesat dengan revoulusi industrinya yang didahului proses kebijakan pintu terbuka yang telah diterapkan sebelumnya membuat Jepang cepat menyerap kemajuan.

Pada tahun 1950-an dunia bisnis internasional dikejutkan dengan munculnya Jepang sebagai negara industri maju melalui sistem perdagangan internasional mereka yang terus melonjak. Terlebih dari sektor manufactur mobil mereka, ketika Toyota mulai merambah pasar Eropa dan Amerika yang menggusur dominasi negara barat. Setelah memperkenalkan konsep Just in Time, Total Quality Control, Zero Defect & Activyty Based Costing yang membuat mata dunia terpelongo kepada Jepang, sekarang Jepang memperkenalkan konsep Kaizen Costing yang menyindir Amerika Serikat dengan konsep standard costing-nya.

KAIZEN

Kaizen dalam bahasa Jepangnya berarti change for the better. Konsep ini lebih jauh diartikan sebagai perbaikan terus menerus melalui perubahan hal-hal kecil. Dalam perusahaan dapat diwujudkan dengan membuat suasana kerja lebih efektif dan efisien dengan menciptakan atmosphire team, perbaikan prosedure setiap harinya, memberikan keyakinan kepada karyawan akan kepuasan kerja dan membuat pekerjaan lebih menyenangkan. Kata “zen” dalam Kaizen berarti belajar dengan melakukan (learn by doing) sebagai dampak dari proses yang sedang berlangsung. Philosopy kaizen meliputi membuat perubahan dan memonitor hasil, kemudian menyesuaikan hasil yang diaraih tersebut dengan perencanaan sebelumnya melalui experiment kecil. Dan jika berhasil, hasil tersebut kemudian diterapkan. Jika setiap harinya setiap karyawan melakukan ekperiment kecil dan berhasil, betapa banyaknya perbaikan yang diperoleh perusahaan.

Beberapa tujuan dari kaizen ini diantaranya adalah mengurangi waste dalam proses bisnis, quality control yang akurat, Just in Time Delivery, standardisasi pekerjaan, dan menggunakan peralatan yang efisien. Kaizen hanya bisa dijalankan dalam 3 prinsip: (1) concern pada proses dan hasil (tidak pada hasil saja), (2) Berpikir systematis seperti berpikir global, tidak semata-mata terkatub pada pandangan yang sempit saja, dan (3) tidak menuduh atau menyalahkan, karena tuduhan hanya dapat menyebabakan waste saja.. Agar Philosopy kaizen ini dapat berjalan dengan baik sebaikanya diterapkan pada seluruh level organisasi, mulai dari CEO sampai kepada karyawan terendah. Philosopi inilah yang membuat Jepang menjadi besar sekarang ini, dan tidak dipungkiri bahwa Indonesiapun bisa menerapkannya.

COST REDUCTION

Iklim bisnis yang semakin turbulen sekarang ini menghadapakan setiap business player pada suatu kompetisi yang sangat ketat, baik kompetisi pemasaran, produk, distribusi, dan harga. Seperti halnya bisnis telekomunikasi yang sepertinya telah berada dalam zona frontal war. Setiap operator menawarkan harga dan strategi pemasaran dengan berbagai macam cara. Bahkan sampai membuat customer bingung dengan segala cara-cara marketing tersebut. Ketika semua strategi tersebut telah dijalankan dan tidak memberikan hasil maksimal, perusahaan pasti akan berpikir bagaimana agar produk atau jasa lebih digemari oleh customer. Pada budaya indonesia yang konsumtif ini masyarakat masih lebih mengedepankan faktor harga, untuk itu perusahaanpun berpikir untuk memberikan harga kompetitif tanpa merubah atau malah meningkatkan kualitas produk. Caranya adalah dengan cost effectiveness melalui pengurangan biaya (cost reduction). Cost reduction inilah yang dalam bahasa jepangnya disebut dengan kaizen costing. Konsep kaizen costing secara sederhana dapat dijelaskan dalam gambar berikut.

Kaizen costing berfungsi sebagai system control budget. Berbeda dengan standard costing yang hanya menganilis variance antara standard cost dengan actual cost per masing-masing periode/divisi, pada kaizen costing lebih mengarah pada analisis seberapa besar biaya aktual terakhir yang harus dikurangkan agar mencapai target laba periode yang akan datang.

Tampaknya philosophy kaizen costing inilah yang sedang diterapkan di perusahaan kita sekarang ini. Kita dapat melihat bentuk efisiensi biaya sangat nyata dalam prakteknya baik dari sisi marketing, SDM, dan lain sebaginya. Pada awalnya perusahaan menganalisis performance budget periode yang lalu, dari situ kemudian dapat dilihat item budget apa saja yang dapat dikurangkan untuk mencapai target laba/revenue tahun depan.

Kelihaian setiap personnell perusahaan dalam menerapakan sistem kaizen ini dapat menjadi suatu seni tersendiri. Setiap personel (mulai dari level CEO sampai karyawan terbawah) dapat memodifikasi efisiensi biaya dengan caranya sendiri. Lebih jauh lagi tentunya hal ini dapat dijadikan manajemen sebagai tools tersendiri untuk penilaian kinerja karyawan/divisi.

PERHITUNGAN KAIZEN COSTING

Secara matematis sederhana untuk meningkatkan laba dapat dilakukan dengan meningkatkan pendapatan atau mengurangi biaya. Aplikasi kaizen costing ini dimulai dari rencana peningkatan target sales. Peningkatan target sales ini tentu sangat diharapkan untuk mencapai profit contributin yang telah direncanakan sebelumnya. Peningkatan penjualan dapat dilakukan dengan dua cara (1) menaikkan harga jual dan (2) menaikkan voume penjualan. Tampaknya pilihan pertama sangat tidak disukai oleh calon pelanggan, apalagi dalam iklim kompetisi perusahaan telekomunikasi sekarang ini yang lebih sensitif pada harga. Jika perusahaan memilih untuk meningkatkan volume penjualan pasti variable cost juga akan berpengaruh. Disinilah perlu kecermatan manajemen dalam mengolah pengaruh ini.

Karena perusahaan kemungkinan besar akan memilih pilihan kedua ini, maka perusahaan harus lebih fokus pada variable cost. Inilah yang manjadi perhatian utama kaizen costing, yaitu bagaimana mengurangi variable cost seperti biaya tenaga kerja langsung. Jadi wajar saja jika di perusahaan kita terjadi efisiensi biaya tenaga kerja seperti outsouirching approach, memperketeat jam lembur, pengurangan biaya penginapan karyawan, dan lain-lain.

Secara sederhana pasti kita akan berpikir dapat merugikan pihak yang mengalami efiseinsi dalam hal ini karyawan dari sebelah pihak, namun kita harus memandang efisiensi biaya ini dalam bingkai continue improvement, karena efisiensi biaya pasti telah teruji sebelumnya dengan mekanisme standart cost (actual cost periode sebelumnya). Tidaklah mungkin perusahaan menurunkan biaya variabel begitu saja, pengurangan dilakukan hanya pada biaya yang sebenarnya tidak perlu terjadi.

Secara matematis perhitungan ini dapat digambarkan sebagai berikut:

Target Kaizen Costing = Biaya aktual tahun lalu x target rasio pengurang biaya

Dalam menyusun budget, perusahaan terlebih dahulu menentukan seberapa besar persentase efisiensi biaya tahun ini dibanding dengan periode lalu. Persentase inilah yang kita sebut dengan rasio pengurangan biaya. Ketika budget telah berjalan – seperti yang dijelaskan diatas, kaizen berfungsi sebagai kontrol, bentuknya dapat berupa seberapa besar toleransi rasio pengurangan biaya yang dapat diterima. Jika aplikasinya telah berjalan dengan baik, dan setiap karyawan telah mengerti philosophi kaizen ini kita dapat melihat seberapa besar dampaknya dalam penilaian kinerja divisi.

KEKUATAN DAN KELEMAHAN KAIZEN COSTING

Kesuksesan Jepang dalam menerapkan kaizen costing memang layak diacungkan jempol, terlebih ketika produk jepang seperti Toyota & Daihatsu telah bersaing menyingkirkan dominasi Amerika di pasaran dunia. Jepang menerapkan Kaizen ini semenjak dalam fase perencanaan dan pengembangan produk, sehingga sukses dalam fase – fase berikut. Namun Jepang berhasil menerapkan sistem ini setelah sekian lama proses produksi berlangsung. Belajar dari pergerakan biaya setiap tahunnya sehingga Jepang dapat menyimpulkan bahwa mereka bisa melakukan sesuatu dari pergerakan biaya tersebut.

Namun jika suatu perusahaan baru pertama sekali berdiri. Konsep kaizen ini mustahil bisa diterapkan, karena tidak ada acuan biaya yang bisa dijadikan standar pengurangan biaya. Maka sangat tepatlah Perusahaan kita mulai concern pada konsep kaizen ini.

Sepeti dijelaskan diatas bahwa kaizen diimplementasikan diluar biaya standar, keunggulan kaizen costing terletak pada kedekatannya dengan proses perencanaan laba keseluruhan perusahaan, sudah pasti juga dekat dengan keseluruhan proses penganggaran sehingga dapat memantau kemajuan program untuk tujuan jangka panjang. Hasil dari monitoring ini dapat dijadikan suatu sistem tersendiri dari pengendalian biaya. has

Advertisements

About akuntansibisnis
Me

2 Responses to KAIZEN – The Art of Cost Reduction

  1. patikkos siahaan says:

    mohon jadwal training untuk tahun 2011 dapat dikirimkan

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: